Table of Contents
1 Översikt (Vad & när)
Att ta en specialbeställning handlar om att samla in komplett information direkt – oavsett om det gäller T-shirts, kepsar, hoodies, pikéer eller arbetsplagg. Den här metoden fungerar när du behöver ge en korrekt offert, planera inköp och undvika fördyrande missar.
- Vad du vill uppnå: ett underlag som är så komplett att du inte behöver återkomma med följdfrågor.
- När metoden passar: vid beställningar med broderi, DTF eller screentryck där plaggtyp, färg, varumärke, logotypens detaljer, kvantiteter, storlekar och tidslinje påverkar pris och planering.
- Begränsningar: om kunden inte kan ta beslut själv kan du behöva skicka valmöjligheter (bilder/specar) för att få dem att välja; räkna då med extra ledtid.
1.1 Varför ordningen spelar roll
Du börjar med kontaktuppgifter och vad kunden vill ha – men går snabbt vidare till logotypens detaljer, kvantiteter och storlekar, metod och deadline. Det minskar risken för att du senare upptäcker en kritisk detalj (som flera storlekar på en kepsmodell) som tvingar dig att jaga svar i efterhand.
1.2 Exempel från verkligheten
Beställningen ”12 boonie hats” låter enkel, men modellen fanns i två storleksintervall (S/M och L/XL). Utan att fråga om storlek direkt krävdes extra kontakt dagar senare. Lärdom: tydliggör produktvarianter tidigt, särskilt när vissa kepsar är one size (snäpplås) medan andra, som flexfit, kommer i kombostorlekar.
2 Förberedelser (Prep)
Innan du tar nästa förfrågan, se till att du kan fånga alla fält konsekvent.
2.1 Verktyg och mallar
- Ett komplett orderformulär (digitalt eller utskrivet) där du fyller i kontaktuppgifter, plagg, varumärke, färg, metod, kvantiteter per storlek, deadline, specialfärger, leverantörer och noteringar.
- Möjlighet att be kunden om logotypfilen direkt för bedömning av komplexitet (enkel text vs. flerfärgsbild).
- En struktur för hur du presenterar val: skärmdumpar av tänkbara plagg (fram/bak/specar) så att kunden lätt kan välja mellan t.ex. District, New Era, Gildan eller Next Level.
2.2 Data du ska be om från start
- Plaggtyp(er): T-shirts, kepsar, hoodies, med mera.
- Färg(er) och eventuell exakt nyans.
- Varumärkespreferens (om kunden vet exakt).
- Logotypens detaljer: antal färger, om det är text eller bild, placering (fram, rygg, vänster bröst etc.).
- Kvantitet och storlekar per rad (S/M/L/XL/2XL, ev. SS/LS).
- Produktionsmetod: broderi, DTF, screentryck, läderpatch eller akrylpatch.
- Specialfärger (tråd/tryck) och om extra kostnad tillkommer vid beställning.
- ”Need by”-datum samt din normala ledtid.
- Fullständiga kontaktuppgifter (namn, telefon, e-post, fysisk adress) för fakturering, moms och eventuell frakt.
2.3 Snabbkoll
- Har du logotypfilen i tidigt skede? Om inte, be om den nu.
- Finns storlekstabell och storleksfördelning per artikel?
- Är metod, färger och varumärke tydligt valda?
Avslutande checklista – Förberedelser
- Orderformulär redo och testat.
- Exempelbilder/specar för vanliga plagg till hands.
- Plan för specialfärger och extraavgifter dokumenterad.
- Tydlig textmall för att be om logotypfilen.
3 Uppställning / Inställningar (Setup)
Här sätter du ramarna för offert, leverans och betalningsvillkor.
3.1 Tidslinje och kapacitet
Kommunicera normal ledtid (t.ex. 10–14 dagar för större ordrar, 5–7 dagar för mindre), och tala om att express kan kosta extra. Sätt förväntan tidigt så du slipper orealistiska löften.
3.2 Betalningspolicy och skatter
I kommentarsfältet framgår att en del proffs kräver full betalning i förskott för att slippa jaga slutbetalningar. Om du väljer samma linje, skriv det på offerten och i orderbekräftelsen. För skatteberäkning behöver du fullständig fysisk adress; det underlättar även vid frakt.
3.3 Interna hjälpmedel
Ett enhetligt formulär gör att inget glöms. Dokumentera också leverantörer per artikel (t.ex. Sanmar, Alphabroder) så att inköp blir spårbara.
Proffstips Om din produktion ibland kräver särskild riggning, specificera det redan i offerten – till exempel om ordern gäller ärmar, små fickor eller kepsar. I sådana fall kan en magnetisk broderiram spara tid vid inspänning, men skriv bara att ”extra riggning kan krävas” och ange eventuellt tillägg först när du har sett plagget.
Avslutande checklista – Setup
- Ledtid kommunicerad och bekräftad av kund.
- Betalningsvillkor tydliga (t.ex. förskott 100%).
- Skatte-/adressfält ifyllda för korrekt moms.
- Intern notering om leverantör per artikelrad.
4 Steg för steg (Operation / Steps)
Det här är flödet du kan följa från första kontakt till komplett ifylld order.
4.1 Steg 1 – Fånga förfrågan rätt
När kunden säger ”jag vill ha grejer”, styr samtalet med valfrågor: söker de T-shirts, kepsar, väskor eller muggar? Följ upp med plaggtyp, färg och varumärke. Bekräfta kontaktuppgifter direkt (namn, telefon, e-post, adress).
Förväntat utfall: en första bild av vad kunden vill ha, inklusive kanaler för uppföljning och fakturering.
Varning Undvik att anta storlekar/varianter. Kepsar kan vara one size (snäpplås) eller ha kombostorlekar (t.ex. S/M, L/XL). Fråga aktivt.
4.2 Steg 2 – Samla produkt- och logodetaljer
- Be om logotypfilen och bedöm komplexitet och färger innan offert.
- Lista varje artikelrad: typ (t.ex. SS Shirts), färg, placering (t.ex. F.L.C & back), önskad metod (DTF, broderi, screentryck, läderpatch).
- Be om kvantitet och storleksfördelning (S/M/L/XL/2XL), inklusive SS/LS om relevant.
- Kontrollera om specialfärger krävs. Om du saknar trådfärger i lager, notera ett rimligt tillägg och att leverans kan påverkas.
Förväntat utfall: komplett artikelrad för varje produkt, så att offert kan göras utan gissningar.
Proffstips Om kunden inte kan välja plagg, skicka ett urval med bilder och specar (fram, bak, material, passform). Det minskar osäkerhet och gör offerten träffsäker.
4.3 Steg 3 – Metod och finish
Klargör hur slutresultatet ska se ut: broderat, DTF, screentryckt, läderpatch eller akrylpatch. För kepsar: bestäm om det är brodyr direkt eller patch som monteras.
Snabbkoll
- Stämmer metod mot logotypens detaljnivå och färgantal?
- Har kunden sett exempelbilder på liknande jobb?
4.4 Steg 4 – Tidslinje, rush och betalning
Fråga om ”need by”-datum. Stäm av mot din kapacitet och normala ledtider. Om tidsfönstret är kortare, föreslå expressavgift eller tacka nej. Bekräfta betalningsvillkor i klartext (många kräver förskottsbetalning i sin helhet för att undvika problem).
Förväntat utfall: tydlig leveransplan och överenskommen betalningsmodell.
4.5 Steg 5 – Fyll i orderformuläret
Nu dokumenterar du allt på formuläret: - Kundens namn, ordernummer, datum, e-post, adress.
- Artikelrader med typ, beskrivning, kvantitet, pris och metod.
- ”Need by”-datum, specialfärger (ja/nej), plaggvarumärke och inköpsställe.
- Notera storleksfördelning i fältet ”Notes” om det saknas egna fält.
Förväntat utfall: ett komplett och läsbart formulär som styr både inköp och produktion.
Proffstips När du specificerar tekniska förutsättningar kan du beskriva inspänningen utan att lova särskilda märken eller verktyg. Om du vet att ordern kräver avancerad inspänning (t.ex. ärmar) kan du skriva ”specialinspelning krävs” och sedan planera arbetet med en inspänningsstation för broderi om det underlättar din process.
Avslutande checklista – Steg-för-steg
- Alla kontaktfält ifyllda.
- Logotyp mottagen och bedömd.
- Varje artikelrad komplett (typ, färg, metod, placering, kvantitet, storlekar).
- Tidslinje och betalning bekräftade.
- Formulär arkiverat i kundmapp.
5 Kvalitetskontroll (Quality Checks)
Säkerställ kvalitet vid tre nyckelpunkter: före offert, före inköp och före produktion.
5.1 Före offert
- Granska logotypen: enkel text eller flerfärgsbild? Antalet färger påverkar både broderi och tryck.
- Om du ibland anlitar extern digitalisering: varna kunden att offerten bygger på preliminär stitch-bedömning och kan justeras om filen blir tätare än väntat (det här nämns i kommentarerna som ett återkommande problem bland utövare).
Proffstips För att slippa omtag kan du be kunden godkänna en proof där placering och skala framgår på plaggbilder. Det förebygger sena ändringar.
5.2 Före inköp
- Verifiera storlekstabell per artikelrad (särskilt om kepsar finns i S/M och L/XL).
- Lås färger. Om exakta logofärger krävs, gör det tydligt att specialfärger innebär tillägg och möjlig leveranspåverkan.
5.3 Före produktion
- Kontrollera metod per yta: t.ex. broderi fram, DTF på rygg – överensstämmer det med ordern?
- Säkerställ att placeringar (t.ex. F.L.C & back) är entydiga och att du har allt material hemma.
Snabbkoll
- Har kunden godkänt proof/färger/placeringar?
- Finns ordern dokumenterad med alla uppgifter i formuläret?
6 Resultat & användning (Results & Handoff)
Ett lyckat slutresultat innebär:
- Rätt plagg, rätt färg/varumärke, rätt storlekar levererade enligt plan.
- Broderi/DTF/screentryck/patch utförda enligt överenskommen placering och metod.
- Tidslinje hålls eller, vid avvikelser, är kommunicerad i tid.
För kommersiella kunder kan du lägga till enkla rekommendationer, exempelvis hur de kan återbeställa: ”Ange ordernr X och antal per storlek” – och be dem spara PDF av orderformuläret i sin mapparkiv.
Proffstips När en kund inte vet vad de vill ha kan du – precis som i videons process – skicka ett kuraterat urval (t.ex. tre T-shirtmodeller i grått från olika varumärken) med tydliga specar. Det kortar beslutstiden och ökar träffsäkerheten.
7 Felsökning (Troubleshooting & Recovery)
Symptom → Möjliga orsaker → Åtgärd.
- Sena ändringar i designen
- Orsak: otydlig logotypbedömning eller avsaknad av proof.
- Åtgärd: be om logofil tidigt, skicka proof med placering/skala, dokumentera godkännande.
- Fel storlekar levereras
- Orsak: storlekstabell ej specificerad per rad; kepsarnas kombostorlekar missades.
- Åtgärd: kräv storleksfördelning i siffror; markera kepsstorlekar (S/M, L/XL) i formuläret.
- Oväntade kostnader för specialfärger
- Orsak: exakta logofärger beställdes i efterhand med expressfrakt.
- Åtgärd: definiera specialfärg-tillägg i offerten; håll en buffert i tidsplanen för färginköp.
- Orealistiskt leveransdatum
- Orsak: ”need by” ej avstämd mot kapacitet.
- Åtgärd: kommunicera standardledtid och expressavgift; tacka nej om leveransrisk är för hög.
- Saknade kontaktuppgifter för faktura och moms
- Orsak: adress ej insamlad från start.
- Åtgärd: gör fysisk adress obligatorisk i formuläret för korrekt moms och eventuell frakt.
Varning Om du måste dela upp inköp på flera leverantörer kan dubbla frakter tillkomma. Informera kunden i förväg och samla beställningar när det går.
8 Från kommentarerna
Här är några praktiska lärdomar och hur du använder dem i din process.
- Betalning i förskott
- En erfaren utövare berättar att de kräver full betalning i förskott för att slippa jaga slutbetalningar. Du kan göra likadant – men ange det tydligt i offert/ordervillkor.
- Extern digitalisering och pris
- När designen visar sig tätare än väntat kan stitch-antalet öka. Lös det genom att skriva att offerten bygger på preliminär bedömning och kan justeras efter slutlig digitalisering.
- Teckensnitt i maskinen
- Ett tipsgivande svar förklarar att man inte behöver lägga typsnitt direkt i maskinen; gör texten i broderimjukvaran och importera filen med USB. Lägg gärna till en rad i formuläret: ”Textfont vald/godkänd”.
- Nya kunder
- Flera lyfter vikten av proaktiva kontakter. Ett förslag är att presentera sig på plats och lämna ett visitkort när det passar, samtidigt som du förlitar dig på rekommendationer från tidigare kunder.
Proffstips I orderunderlaget kan du lägga in en rad ”Teknisk inspänning” för att markera särskilda behov. Om du exempelvis förutser att ärmbrodyr kräver specialrigg, kan du nämna att en cylindrisk broderiram för ärmar kan bli aktuell i produktionen – utan att kunden behöver välja verktyg.
—
För att göra din dokumentation extra robust kan du komplettera med tekniska anteckningar som bara syns internt (ej i kundens kopia). Exempelvis: ”Placering vänster bröst, förinpassning i hoopmaster inspänningsstation för återkommande ordrar.” Det hjälper vid återbeställningar och ny personal.
Vid projekt där flera plaggtyper eller material ingår kan du tydliggöra möjliga inspänningsmetoder i produktionsplaneringen. En enkel intern notis som ”kepsar: patchmontering, T-shirt: DTF, hoodie: brodyr; för sträckkänsligt material använd magnetiska broderiramar” räcker långt för att minimera fel.
Behöver du planera för svårplacerade tryck/brodyrer kan du i produktionen notera om du avser använda dime broderiram eller liknande hjälpmedel, men kommunicera utåt endast att ”specialinspelning ingår i priset” när du har räknat klart.
Slutligen, gör det lätt att återbeställa: spara en tydlig pdf av formuläret, och lägg in artikelraderna i ditt affärssystem med standardtexter. På nästa order räcker det att kunden anger antal per storlek och önskat datum.
—
Extra notis för broderimaskinsarbete
- Om du redan vet att jobbet kräver snabb omspänning i flera steg, planera för en broderiram-strategi där lika många inställningar förbereds som det finns ytor (fram/rygg/ärm). Vid känsliga material kan magnetisk broderiram ge jämnare grepp utan att töja tyget.
—
Slutord Med ett komplett orderformulär, tydliga förväntningar och konsekvent språk i offerten slipper du gissningar. Du sparar tid, kunden känner sig trygg – och produktionen flyter från första dagen.
Proffstips Om din verkstad kör Ricoma och du vill notera intern utrustning för återkommande kundjobb, kan du kort lägga till ”planerad inspänning med ricoma mighty hoops” i produktionskommentaren – men håll kundens dokumentation metodneutral tills pris och process är spikade.