Table of Contents
1 Overzicht (wat en wanneer)
Als een opdrachtgever zegt: “Ik wil wat bedrijfskleding”, lijkt dat helder—tot je moet offreren of produceren. Pas dan merk je hoe belangrijk de details zijn. De kern: hoe beter je intake, hoe minder nabellen, misverstanden en vertraging.
- Wat je bereikt: één compleet orderoverzicht dat je kunt citeren in je offerte, verwerken in je planning en gebruiken voor verkoopbelasting en verzending.
- Wanneer dit werkt: voor shirts, hoodies, sweaters, polo’s, petten (zoals snapbacks of flex fits), en aanverwante items; kortom de meeste textiel- en hoofddeksels met borduur-, DTF- of zeefdrukdecoratie.
- Beperkingen: als een klant geen keuzes kan maken, bied je gestructureerde opties; jij leidt het gesprek, niet andersom.
Let op dat sommige artikelen varianten hebben die je niet verwacht. Zo bestaan er boonie hats (vergelijkbaar met bucket hats) in twee maten: S/M en L/XL—geen ‘one size fits all’. Neem dat meteen mee in je intake om dubbel werk te voorkomen.
Soms is je interne uitrusting relevant voor je eigen workflow. Als je bijvoorbeeld met magnetische borduurringen werkt, noteer je in je interne opmerkingen hoe je bepaalde stoffen wilt opspannen en welke beperkingen dat meebrengt—niet voor de klant, maar om je productie voorspelbaar te houden.
2 Voorbereiding
Goede voorbereiding bepaalt hoe vlot het gesprek met de klant loopt en hoeveel je direct kunt invullen.
2.1 Materialen en referenties klaarleggen
- Voorbeelden van kleding: shirts, hoodies, petten (snapbacks, flex fits), beanies, etc.
- Merkreferenties: District, New Era, Next Level, Gildan (indien relevant voor je klant).
- Beeldmateriaal van specificaties (front/back, stof, pasvorm), zodat de klant kan vergelijken als hij twijfelt.
Als je intern werkt met positioneringshulpen, kan een hoop master inspanstation voor borduurringen je helpen om consistente plaatsing te documenteren; leg zulke interne voorkeuren vast in je procesnotities, zonder ze aan de klant te verkopen als feature.
2.2 Informatie van de klant die je vooraf nodig hebt
- Contact: naam, telefoon, e-mail, adres (ook nodig voor verkoopbelasting en evt. verzending).
- Globale wens: welke items (shirts, petten, hoodies), voor welk doel of evenement.
- Op tijdsverwachting: ‘need by’-datum, en of spoed mogelijk/benodigd is.
Snelcheck
- Kun je, op basis van deze gegevens, een eerste richting bepalen (type, merk, methode, timing)?
Checklist Voorbereiding
- Klantcontact compleet: naam, telefoon, e-mail, adres.
- Doel en globale items genoteerd.
- Interne hulpmiddelen en referenties klaar (merken, specificaties, voorbeelden).
3 Setup
Het gaat erom dat je intakeproces een vaste structuur heeft: één formulier, één volgorde, geen losse notities die je later vergeet terug te zoeken.
3.1 Eén formulier als ruggengraat
Gebruik een orderformulier met vaste velden: contactgegevens, ordernummer, datum, itemregels (type, beschrijving, aantallen, prijsindicatie, methode), ‘need by’-datum, custom kleuren, merkvoorkeuren, notities en leveranciers. Vul het direct in terwijl je spreekt of kort erna.
Werk je intern met opspanmethodes die je productietijd beïnvloeden, noteer die in je interne template. Bijvoorbeeld: wanneer je veel cap-orders draait met mighty hoop magnetische borduurringen, plan je buffertijd voor opspannen en proefsteken; dat hoeft niet in de klantversie, maar wél in jouw proces.
3.2 Doorlooptijd en betaalafspraken kaderen
- Communiceer je standaard doorlooptijd (bijv. 10–14 dagen; 5–7 dagen bij kleine orders—de exacte aantallen verschillen per bedrijf).
- Als de klant sneller wil dan jouw standaard: maak een duidelijke rush-fee afspraak.
- Leg de betaalcondities vast. Uit de community bleek dat sommigen vooraf volledige betaling vragen om problemen te voorkomen.
Let op
- Onrealistische beloftes zonder rush-fee eindigen vaak in verlies of nachtwerk. Zet verwachtingen vroeg.
Checklist Setup
- Formuliersjabloon open en klaar om in te vullen.
- Doorlooptijd en rush-beleid op een rij.
- Betaalvoorwaarden besloten en uit te leggen in één zin.
4 Stappen in de praktijk
Onderstaande volgorde is geoptimaliseerd om terugbellen te minimaliseren en prijzen accuraat te maken.
4.1 Start: basisinformatie vastleggen
- Vraag: welke items precies (shirts, petten, hoodies, sweaters, polo’s, tassen, mokken)?
- Leg contactgegevens vast: naam, telefoon, e-mail, adres (nodig voor verkoopbelasting en verzending).
- Peil naar kleur en merkvoorkeuren (sommige klanten zijn zeer merktrouw: District shirts, New Era petten, Carhart beanies).
Verwacht resultaat
- Je hebt een eerste schets van de order en volledig contact.
Pro-tip
- Als de klant “weet nog niet” zegt: bied 2–3 gerichte opties met foto’s en specs in plaats van tien mogelijkheden.
4.2 Logo en methode bepalen
- Vraag het logo op en bekijk de complexiteit: alleen tekst of meerkleurig beeldmerk?
- Koppel daar de methode aan: borduren, DTF, zeefdruk, of bij petten eventueel een leren of acryl patch.
- Leg aanleverspecificaties aan de klant uit (bestandstype, resolutie) als dat nodig is voor jouw workflow; in de video zijn geen bestandsformaten gespecificeerd.
Let op
- Een complex logo met meerdere kleuren kan de prijs en productietijd sterk beïnvloeden. Zet daarom géén vaste prijs voordat je het logo gezien hebt.
In je interne werkvoorbereiding kan het relevant zijn te noteren of een ontwerp specifiek baat heeft bij een magnetische borduurring voor gevoelige of dikke lagen—niet als verkoopargument, maar als productie-notitie.
4.3 Aantallen en maatverdeling uitvragen
- Noteer per item aantallen en maatverdeling (bijv. S, M, L, XL, 2XL).
- Vraag naar varianten (short sleeve vs long sleeve) en splits de aantallen wanneer nodig.
- Petten: bepaal of het one size (snapback) is, of gecombineerde maten zoals S/M en L/XL (flex fits).
Snelcheck
- Kun je voor elk item één complete regel op het formulier invullen met aantallen én alle maten?
4.4 Kleurafspraken en meerkosten
- Vraag expliciet of custom kleuren nodig zijn (kleurmatched aan het logo, ‘corporate colors’).
- Noteer dat extra kosten kunnen gelden wanneer je kleuren moet bestellen en laten ‘overnight’ verzenden.
Let op
- Zonder deze notitie loop je risico op onverwachte verzendkosten die je marge wegvreten.
4.5 Samenvatten in itemregels (formulier invullen)
- Type: SS Shirts; Beschrijving: Logo voorzijde en/of rug; Aantal; Prijsindicatie; Methode: DTF/borduren/zeefdruk.
- Type: Hats; Beschrijving: rechthoekige leren patch of borduren; Aantal; Prijsindicatie; Methode.
- Type: Hoodies; Beschrijving; Aantal; Prijsindicatie; Methode: Emb.
- ‘Need by’-datum; Custom kleuren: ja/nee; Merkvoorkeuren (bijv. Next Level; Flex Fit). Leveranciers in notities (bijv. Shirts & hats – Sanmar; Hoodies – Alphabroder).
- Maatverdeling in notities (bijv. SS: S-10, M-15, L-12, XL-10, 2XL-1; LS: S-5, M-7, L-9, XL-10, 2XL-2).
Verwacht resultaat - Een ingevuld formulier dat zowel voor offerte, inkoop als productie bruikbaar is.
Checklist Stappen
- Logo ontvangen en bekeken op complexiteit.
- Methode gekozen per item (borduren/DTF/zeefdruk/patch).
- Aantallen en maten per item genoteerd.
- Custom kleuren en meerkosten vastgelegd.
- ‘Need by’-datum genoteerd en haalbaarheid gecheckt.
4.6 Betaal- en planningafspraken vastzetten
- Communiceer je doorlooptijd (in de video: voorbeeld 10–14 dagen; klein: 5–7 dagen—pas dit aan je eigen capaciteit aan).
- Bij spoed: bereken en bevestig de rush-fee.
- Betaalconditie: sommige makers vragen volledige betaling vooraf; dit vermindert risico en administratieve rompslomp.
Uit de reacties
- Een lezer gaf aan dat dubbele verzendkosten kunnen ontstaan als je bij twee leveranciers bestelt. Overweeg orders te bundelen of verzendkosten door te belasten wanneer minimums niet gehaald worden.
Als jouw interne proces veel met positionering werkt, noteer dan je vaste hulpmiddelen (bijv. hoopmaster of klemramen voor borduurmachines) in je interne werkkaart, zodat collega’s dezelfde stap volgen.
5 Kwaliteitscontrole
Kwaliteit begint vóór de eerste steek: nalezen van je formulier en visuele bevestigingen.
5.1 Checks vóór productie
- Formulier compleet? Contact, items, maten, methode, kleurafspraken, ‘need by’-datum.
- Logo-bestand aanwezig en beoordeeld op detail/kleuren.
- Leveranciers en levertijden van blanco’s afgestemd (bijv. Sanmar, Alphabroder).
Snelcheck
- Kun je zonder extra vragen inkopen, plannen en produceren? Zo niet, welk detail ontbreekt nog?
5.2 Tijdens productie (interne notities)
- Werk met proefsteken of testprints wanneer het logo complex is.
- Bij petten of dikkere lagen: noteer je opspanstrategie. Sommige ateliers documenteren of ze een magnetisch borduurraam voor borduurmachine of magnetische borduurring gebruiken voor consistente resultaten; dit is interne kwaliteitsborging en niet iets dat je de klant per se hoeft uit te leggen.
5.3 Na productie
- Vergelijk het eindresultaat met de formuliernotities: plaatsing, maat, kleur, methode.
- Verpak per maat of per itemregel, zodat overdracht en facturatie vlot gaan.
6 Resultaat & vervolg
Het einddoel is een compleet, traceerbaar dossier: formulier + offerte/factuur + bestelgegevens van de blanco’s + productienotities.
- Bewaar het ingevulde formulier in het klantdossier.
- Documenteer leveranciers per itemregel (bijv. Shirts & hats – Sanmar; Hoodies – Alphabroder) om herhaalorders te versnellen.
- Voor toekomstige opdrachten: als de klant merktrouw is, houd die voorkeurslijst aan.
Uit de community
- Opdrachten werven: sommigen halen werk binnen via mond-tot-mondreclame; een praktische tip is lokaal langsgaan, de eigenaar de hand schudden en een visitekaartje achterlaten.
Als je veel terugkerende orders hebt met identieke plaatsing, kan het de moeite zijn je interne tooling te standaardiseren; noteer bijvoorbeeld wanneer je mighty hoop magnetische borduurringen of een andere opspanhulp inzet, zodat elke herhaalorder dezelfde kwaliteit haalt.
7 Probleemoplossing
Hier volgen typische symptomen met vermoedelijke oorzaken en herstelacties—gebaseerd op de video en inzichten uit reacties.
7.1 “We moeten helaas details nahollen”
- Symptoom: je moet de klant opnieuw benaderen om maten, merk, of methodes te bevestigen.
- Oorzaak: intake was te globaal (“ik wil wat shirts”) of formulier niet volledig ingevuld.
- Oplossing: gebruik een volledig formulier en werk met concrete keuzes (2–3 opties met specs).
7.2 “Verkeerde maat of pet-type besteld”
- Symptoom: petten blijken S/M of L/XL te hebben i.p.v. one size; verkeerde variant besteld.
- Oorzaak: aanname gedaan dat alles snapback/one size was.
- Oplossing: expliciet maatvoering per model uitvragen en in de itemregel zetten.
7.3 “Prijs klopt niet door logo-complexiteit”
- Symptoom: je offerte dekt de extra kleuren/dichtheid niet.
- Oorzaak: geoffreerd zonder het logo te zien.
- Oplossing: vraag altijd het logo en beoordeel complexiteit voor je prijs vaststelt.
7.4 “Onverwachte kosten voor custom kleuren”
- Symptoom: dure ‘overnight’ leveringen voor garen/folies.
- Oorzaak: custom kleuren niet vooraf besproken en doorbelast.
- Oplossing: leg een opslag vast voor custom kleuren die je niet op voorraad hebt en communiceer levertijd.
7.5 “Strakke deadline niet haalbaar”
- Symptoom: klant wil eerder dan jouw standaard doorlooptijd.
- Oorzaak: behoefte niet vroeg gecheckt.
- Oplossing: check ‘need by’-datum vroeg; reken rush-fee of weiger wanneer onhaalbaar.
7.6 “Leveringskosten lopen op bij meerdere leveranciers”
- Symptoom: dubbele verzendkosten bij meerdere inkoopkanalen.
- Oorzaak: order te versnipperd of minimums niet gehaald.
- Oplossing: bundel bestellingen of belast extra verzendkosten door; communiceer dit beleid in de offertefase.
Mini-FAQ: Uit de reacties
- Lettertypen op de machine? Een maker gebruikt lettertypes in borduursoftware en importeert het gegenereerde bestand via USB—geen fonts op de machine zelf.
- Aanbetaling of geheel vooruit? Sommige makers eisen volledige vooruitbetaling om het risico en extra administratie te beperken.
- Bedrijven benaderen? Een praktische route is lokaal langsgaan, handen schudden en visitekaartjes uitdelen.
Tot slot: leg interne productiekeuzes vast, zoals wanneer je mighty hoop magnetische borduurringen inzet of hoe je met magnetische borduurringen en klemramen voor borduurmachines omgaat. Zulke notities maken je resultaten reproduceerbaar, ook als een collega het werk overneemt.