Table of Contents
1 Contesto e quando usarlo
Quando un cliente scrive “voglio fare delle cose per la mia attività”, di solito non ha già in mente modelli, colori e quantità. È il momento di guidarlo con domande mirate. L’obiettivo è raccogliere fin da subito tutte le informazioni, così da evitare di doverlo ricontattare per dettagli mancanti (e perdere tempo e credibilità).
1.1 Quando ha senso questo metodo
- Quando offri personalizzazioni su capi (magliette, cappellini, felpe, polo, ecc.).
- Quando proponi più metodi (ricamo, DTF, serigrafia, patch in pelle o acriliche) e vuoi quotare con precisione.
- Quando devi gestire taglie e varianti colore con scomposizioni dettagliate.
1.2 Limiti e precondizioni
- Tutti gli esempi di tempi, prezzi e fornitori sono contestuali a chi ha mostrato il flusso: adatta tutto al tuo contesto.
- Se ti manca una parte del logo o non hai ricevuto il file, non fornire un preventivo definitivo.
- Se ti serve una dotazione specifica, concordala prima (per esempio telai, colori filo non in stock); evita assunzioni. In aziende con ricamo già avviato, strumenti come telai magnetici da ricamo possono velocizzare la fase produttiva, ma vanno pianificati a parte rispetto alla presa d’ordine.
2 Preparazione
Prima di iniziare, definisci il set minimo di materiali e documenti. Usa un modulo d’ordine standard e tienilo sempre a portata di mano.
2.1 Controllo dei materiali
- Modulo d’ordine stampabile o digitale.
- Accesso a immagini/spec dei capi per aiutare nella scelta (screenshot o schede tecniche).
- Logo del cliente (per valutarne complessità, numero colori, eventuale posizione).
2.2 Preparare l’area di lavoro
- Stabilisci in che modo raccoglierai i dettagli: email, modulo, chiamata con checklist.
- Prepara esempi di brand (es. District, New Era, Next Level, Gildan) per guidare chi non ha preferenze definite.
2.3 Checklist di preparazione
- Modulo d’ordine pronto.
- Esempi/screenshot di capi e colori reperibili.
- Canale di scambio file per il logo condiviso con il cliente.
- Schema per scomporre quantità e taglie.
3 Impostazione
Qui definisci il perimetro del lavoro: cosa vuoi sapere, perché e come usarlo per la quotazione.
3.1 Impostare le domande al cliente
Apri la conversazione con opzioni chiare: “Cerchi magliette, cappelli, felpe, borse o tazze? Hai un brand preferito? Che colori vuoi?” Poi chiedi il logo per valutarne complessità e colori. Se emergono richieste particolari su cappelli (es. taglie S/M o L/XL), portale subito a galla per evitare di rincorrere il cliente dopo.
Domanda ricorrente dai commenti: come gestire i font? La strada operativa condivisa è lavorare i font nel software di ricamo e importare poi il file macchina via USB; non serve caricare font direttamente nella macchina.
3.2 Tempi, rush fee e dati fiscali
Concorda una data “need by” e comunica la tua finestra tipica di produzione (esempi citati: 10–14 giorni per ordini standard, 5–7 per piccoli). Se il cliente ha una deadline più stretta, proponi una rush fee. Raccogli nome, email, telefono e indirizzo fisico: servono per pratiche fiscali (calcolo imposta) e per eventuale spedizione.
3.3 Condizioni di pagamento
Nei commenti è emersa una prassi: pagamento anticipato totale per evitare inseguimenti del saldo. Scegli la tua politica (acconto o saldo) e comunicala prima di avviare l’ordine, così allinei aspettative e tempi.
3.4 Checklist di impostazione
- Canali e tempistiche di produzione comunicati.
- Politica pagamenti definita e accettata.
- Dati completi del cliente raccolti.
- Eventuali costi extra (colori speciali, urgenze) condivisi in anticipo.
4 Esecuzione dei passaggi
Di seguito la sequenza operativa consigliata, dalla prima raccolta dati fino alla compilazione del modulo.
4.1 Step 1 – Raccogli informazioni iniziali
Cosa fare: chiedi quali articoli desidera (magliette, cappelli, felpe, polo, ecc.), registra nome, telefono, email, indirizzo e le preferenze su brand e colori. Per guidare chi non ha idee chiare, proponi alternative con immagini/spec: ad esempio “maglietta grigia District vs Gildan”, mettendo foto e differenze principali. Perché: meno follow-up, più precisione nella quotazione. Risultato atteso: un quadro preliminare delle richieste e contatti completi.
Attenzione Se il cliente chiede cappelli, non dare per scontato che siano taglia unica: alcune linee hanno S/M e L/XL. Chiedilo subito.
4.2 Step 2 – Definisci capi e personalizzazione
Cosa fare: per ogni capo stabilisci colore, brand (se richiesto), quantità e scomposizione per taglia. Chiedi il logo per valutarne complessità e numero colori. Concorda il metodo: ricamo, DTF, serigrafia, patch in pelle o acriliche. Perché: la complessità del logo e i colori impattano tempi e prezzo. Risultato atteso: dettagli completi per una quotazione realistica.
Consiglio pro Quando il cliente non sa scegliere, invia 2–3 opzioni per categoria con foto e specifiche. Aiuta a decidere e velocizza l’approvazione.
Nota sui flussi di lavoro In produzioni con ricamo, un’organizzazione efficiente dell’intelaiatura aiuta a rispettare le scadenze: chi già usa strumenti come stazione di intelaiatura hoop master da ricamo può mantenere velocità e coerenza tra capi senza dover ricalibrare ogni volta.
4.3 Step 3 – Colori speciali
Se servono colori filo altamente specifici (per loghi con palette vincolante), pianifica tempi e costi. L’esperienza riportata mostra che ordinare nottetempo può mangiarsi il margine: conviene addebitare un extra per colori non in stock e comunicarlo prima.
Attenzione Colori speciali richiesti all’ultimo minuto possono generare costi di spedizione urgenti. Concorda prima un eventuale sovrapprezzo per non erodere il margine.
4.4 Step 4 – Data di consegna e rush fee
Allinea la data “need by” con la tua capacità produttiva. Se la richiesta è più stretta dei tuoi tempi standard, offri una rush fee oppure rifiuta l’urgenza. Ricorda: meglio dire “no” che promettere l’impossibile.
4.5 Step 5 – Compilazione del modulo d’ordine
Compila una riga per ogni categoria di prodotto: Tipo (es. T-shirt manica corta), Descrizione (es. logo lato cuore + retro), Quantità, Prezzo (stima), Metodo (es. DTF/ricamo/patch). Indica brand e fornitore, “need by”, eventuali colori custom. Usa le Note per scomporre taglie (S/M/L/XL/2XL) o per precisare fornitori diversi tra capi.
Controllo rapido
- Ogni riga ha metodo e logo chiariti?
- Esiste una scomposizione per taglia completa?
- Hai scritto i brand richiesti e i relativi fornitori?
Esempio pratico (strutturato) - T-shirt MC: “Logo F.L.C + retro”, Q.tà, metodo DTF.
- Cappelli: “Patch in pelle rettangolare”, Q.tà, metodo patch.
- Felpe: “Logo F.L. nero solo fronte”, Q.tà, metodo ricamo.
- Note: “T-shirt e cappelli da Fornitore A; felpe da Fornitore B”.
- Taglie: riportale nelle Note se non hai campi dedicati.
4.6 Step 6 – Archiviazione
Salva il modulo con data e numero ordine; aggiungi la data di acquisto materiali. Tienilo nella cartella cliente per poterlo richiamare in ogni momento.
5 Controlli di qualità
I punti di verifica fondamentali evitano rilavorazioni e revisioni last minute.
5.1 Prima di quotare
- Logo: valutané dettaglio, densità e numero colori. Se esternalizzi la digitalizzazione del ricamo, chiarisci che il preventivo è “subordinato alla conferma del punto/stitch count” per gestire possibili variazioni.
- Capi: quantità totali e per taglia verificate due volte.
- Metodo: ogni riga ha il suo metodo indicato (DTF, ricamo, serigrafia, patch)?
5.2 Prima di avviare produzione
- Conferma scritta del cliente su: bozza/posizionamento e data di consegna.
- Pagamento secondo la tua policy (diversi professionisti richiedono saldo anticipato, come emerso nei commenti).
5.3 Densità e costi variabili
Domanda dai commenti: se il conteggio punti cambia dopo la digitalizzazione, come si gestisce? Indica già in preventivo che il prezzo è basato su una stima e che potrà essere aggiornata dopo la digitalizzazione effettiva; in alternativa, prevedi una fascia prezzo legata a soglie punti per essere trasparente.
Consiglio pro Per lavorazioni ripetitive, una dima di posizionamento e un telaio magnetico da ricamo per macchina da ricamo aiutano a mantenere coerenza tra capi, riducendo micro-variazioni di posizione che portano a contestazioni.
6 Risultato e consegna
Il risultato finale è un ordine completamente documentato, con modulo chiaro, scomposizione per taglie e metodi di personalizzazione per ogni capo. Questo ti consente di ordinare i materiali con sicurezza, pianificare la produzione e gestire la consegna entro i tempi concordati.
6.1 Documentazione finale
- Modulo firmato/approvato.
- Note con fornitori e numeri d’ordine materiali.
- Scomposizione taglie in chiaro.
6.2 Comunicazioni al cliente
Mantieni aggiornato il cliente in caso di ritardi di spedizione o approvvigionamento. Se l’ordine è per un evento aziendale, ribadisci la timeline con un promemoria pochi giorni prima della data.
Dalla community C’è chi ottiene incarichi tramite passaparola e chi considera anche approcci diretti (biglietto da visita, incontro col titolare). Se il cliente non raggiunge un minimo d’ordine del fornitore, una soluzione è accorpare in batch ordini diversi o trasferire il costo di spedizione/ordine corto, comunicandolo prima.
7 Risoluzione problemi e recupero
Problema → Possibile causa → Soluzione.
7.1 “Il cliente dice solo ‘maglietta ricamata’ e poi cambia idea”
- Causa: mancano specifiche su brand, colore, posizione logo.
- Soluzione: invia opzioni con schede e foto; crea una bozza con posizioni/ingombri; usa il modulo per fissare le scelte.
7.2 “Ho ordinato colori filo urgenti e ho perso margine”
- Causa: palette vincolante comunicata tardi.
- Soluzione: prevedi una voce “colori speciali” nel preventivo; chiarisci eventuali costi di urgenza prima di ordinare.
7.3 “Taglie cappelli sbagliate (S/M vs L/XL)”
- Causa: non verificata la tabella taglie del modello.
- Soluzione: chiedi esplicitamente la taglia anche se alcuni cappelli sono regolabili; inserisci la scelta nel modulo.
7.4 “Doppio costo di spedizione perché ho due fornitori”
- Causa: capi approvvigionati da canali diversi con minimi non raggiunti.
- Soluzione: valuta il consolidamento in un unico ordine o applica una fee di spedizione extra; concorda in anticipo.
7.5 “Preventivo di ricamo variato dopo digitalizzazione”
- Causa: densità o complessità maggiori del previsto.
- Soluzione: inserisci una clausola di revisione prezzo legata al conteggio punti; mostra al cliente la nuova stima prima di procedere.
Consiglio pro Per capi strutturati o pesanti che tendono a spostarsi in intelaiatura, telai a magnete come telaio magnetico da ricamo dime snap hoop o sistemi per marchi industriali (es. telai magnetici da ricamo per tajima macchine da ricamo) possono velocizzare set-up ripetuti e limitare errori di posizionamento.
Attenzione Gli strumenti citati sono esempi generici: scegli in base al tuo parco macchine. Se lavori con multimarca, verifica la compatibilità dei telai prima di preventivare tempi. Chi usa macchine come brother pr 680w spesso ottimizza con accessori dedicati, mentre chi entra ora nel settore può valutare le migliori macchine da ricamo per principianti e una dotazione minima di telai. In alternativa, sistemi per modelli specifici (es. telai compatibili con Janome) possono servire in laboratori misti.
Dai commenti
- Font e macchine: i font si gestiscono nel software, poi si esporta il file in macchina via USB.
- Acconti vs saldo: diversi operatori preferiscono il saldo completo all’ordine per evitare insoluti.
- Ricerca clienti: passaparola molto efficace; alcuni valutano contatto diretto con attività locali.
Appendice – Strumenti e scelte consapevoli Quando progetti la tua pipeline, pensa a dove guadagni tempo: una dima fisica di posizionamento e un telaio con magneti possono fare la differenza sulle serie. In contesti ibridi, valutare compatibilità multi-marchio (ad esempio telai da ricamo per janome mc400e o set universali di telai magnetici da ricamo mighty hoops per brother) evita colli di bottiglia quando cambia la macchina in produzione. Pianifica l’investimento su ciò che riduce gli errori ripetuti e le regolazioni lente.