Custom-Aufträge für Bestickung, DTF & Siebdruck: Der komplette Leitfaden für Kleingewerbe

1 Primer: Warum detaillierte Custom-Aufträge zählen

Die goldene Regel lautet: Alles, was später in Produktion, Einkauf oder Abrechnung wichtig wird, gehört gleich am Anfang in die Akte. Je präziser deine Erfassung, desto stabiler dein Ablauf – vom Angebot über den Einkauf bis zur Übergabe.

1.1 Was dieser Leitfaden leistet

• Du sammelst systematisch alle relevanten Daten (Artikel, Farben, Marken, Logo-Details, Mengen/Größen, Veredelung, Termin, Kontakt/Steuerdaten).

• Du dokumentierst strukturiert auf einem Bestellformular, sodass dein zukünftiges Ich dir dankt.

• Du baust Puffer für Risiken ein (z. B. Sonderfarben, Eillieferungen), statt sie zu übersehen.

1.2 Wann diese Methode ideal ist

• Für Aufträge mit mehreren Artikeln (Shirts, Caps, Hoodies) und Mischveredelung (Stickerei, DTF, Siebdruck).

• Wenn Kundinnen und Kunden noch unentschlossen sind – du führst sie durch gezielte Fragen.

1.3 Ein reales Beispiel: „Boonie Hat“ mit Größen

Im Video-Beispiel stellte sich erst nachträglich heraus, dass die gewünschten „Boonie Hats“ in zwei Größenvarianten kommen (S/M und L/XL). Das verursachte eine Zusatzabfrage – zeitlich verkraftbar, aber vermeidbar. Merke: Variationen (einschließlich Caps mit Größenkombinationen) gehören direkt ins Erstgespräch.

Profi-Tipp: Nutze Formulierungen, die Klarheit schaffen, etwa: „Benötigen Sie One-Size-Snapbacks oder S/M und L/XL (Flexfit)?“ Das lenkt auf die Entscheidung, die du dokumentieren musst.

2 Prep: Informationen, die du vorab einsammelst

Ziel der Prep-Phase ist ein vollständiges Bild vom Wunschprodukt – so konkret, dass du ohne Rückfragen kalkulieren und beschaffen kannst.

2.1 Artikeltyp, Farbe, Marke

Frage offen, aber zielgerichtet: „Suchen Sie Shirts, Caps, Hoodies oder Mischungen?“ Kläre Farbvorlieben und ob es Markenpräferenzen gibt (im Video werden beispielsweise Next Level, New Era, District, Gildan erwähnt). Viele Kundinnen und Kunden wissen erst, was sie wollen, wenn sie Vergleichsbilder sehen – Screenshots von Produktseiten (Front/Back/Specs) helfen enorm.

Achtung: Wenn Kundinnen und Kunden konkrete Marken fordern, beeinflusst das Preis, Verfügbarkeit und Lieferzeit – tabellarisch notieren.

2.2 Logo-Details: Komplexität, Farben, Platzierung

Bevor du ein Angebot nennst, brauchst du das Logo. Entscheidend sind Komplexität, Farbanzahl und gewünschte Platzierung (z. B. linke Brust, Rücken, Frontpanel). Bei Stickerei hängt u. a. die Stichanzahl von der Dichte ab – das wirkt auf Zeit und Preis.

Kurzcheck:

• Liegt das Logo als Datei vor?

• Wie viele Farben sieht der Entwurf vor?

• Wo genau soll das Motiv platziert werden?

2.3 Mengen, Größen, Varianten

Spezifiziere Mengen je Artikel und Größenaufschlüsselung (S, M, L, XL, 2XL etc.), ebenso kurz/long sleeve bei Shirts. Zu Caps gilt: One-Size-Snapback vs. S/M und L/XL (Flexfit) ist eine Grundsatzentscheidung.

Ein Satz, der dir später Stunden spart: „Bitte nennen Sie mir die genaue Größenverteilung je Artikel – z. B. Shirts: S-10, M-15, L-12 …“

2.4 Sonderfarben (Fäden) und Zusatzkosten

Im Video-Beispiel mussten spezifische Logofarben extrem kurzfristig beschafft werden – das verursachte teuren Overnight-Versand. Schlussfolgerung: Sonderfarben sind als eigene Kostenposition zu führen und vorab zu bestätigen („Custom Color Fee“).

Hinweis: Der Aufwand beginnt nicht erst beim Material; auch deine Zeit für Farbabstimmung ist ein Wert. Dokumentiere ihn.

2.5 Veredelungsmethoden klären

Hüte mit Lederpatch? Gestickte Front? DTF-Grafik auf Hoodie? Definiere für jeden Artikel die Methode – Stick, DTF, Siebdruck, Leder- oder Acrylpatch. Je nach Methode ändert sich Preislogik, Dateivoraussetzung und Produktionsschrittfolge.

Profi-Tipp: Wenn dein Workflow ohnehin auf einen Magnetrahmen für Stickmaschine optimiert ist, nenne Stick als Option mit klaren Vorteilen (z. B. Haltbarkeit) – aber mache transparent, wann DTF oder Siebdruck wirtschaftlicher ist.

Checkliste Prep

• Artikel, Farben, Marken dokumentiert

• Logo erhalten; Komplexität/Farben/Platzierung geklärt

• Mengen & Größenaufschlüsselung erfasst

• Sonderfarben inkl. Gebühr und Lieferzeit besprochen

• Veredelungsmethode pro Position definiert

3 Setup: Erwartungen, Logistik und Kostenrahmen klären

Jetzt setzt du Leitplanken: Termine, Zahlungsregeln, Steuerdaten und Risiken – damit nach dem Angebot keine Überraschungen lauern.

3.1 Turnaround & Need-by-Date

Teile deinen Standarddurchlauf offen mit (im Video: oft 10–14 Tage, kleine Aufträge 5–7 Tage – das ist individuell). Frage verbindlich nach dem Bedarfstermin und entscheide, ob ein Rush möglich ist – mit klarer Eilgebühr. So verhinderst du unrealistische Zusagen.

Achtung: Lieferrisiken (Versand- oder Produktverzögerung) gehören früh kommuniziert. Schreibe den Event-Termin in die Akte und plane Puffer.

3.2 Zahlung & Steuern

Ein Community-Hinweis: Manche wurden bereits „sitzen gelassen“. In den Kommentaren erklärt die Creatorin klar: Zahlung in voller Höhe zu Beginn – das eliminiert Probleme. Dieses Prinzip kannst du übernehmen, sofern es zu deinem Geschäft passt.

Kurzcheck:

• Bedarfstermin notiert, Machbarkeit bestätigt

• Zahlungsregel (z. B. „100 % upfront“) im Angebot genannt

• Volle Kontakt- und Adressdaten erfasst (für Steuerberechnung, Versand, Aktenlage)

Achtung (aus den Kommentaren): Bestellst du bei zwei Lieferanten, können doppelte Versandkosten anfallen. Biete – wenn passend – Bündelungen an oder weise auf Zusatzkosten hin.

3.3 Kommunikation & Akquise-Ideen aus der Community

• Wer unentschlossen ist („Ich will was Besticktes“), braucht Führung: Stelle Alternativen gegenüber, verknüpfe sie mit Einsatzszenarien.

• Akquise: Die Creatorin generiert bisher Empfehlungen; erwähnt wird, dass ein Tür-zu-Tür-Vorstellen mit Visitenkarte funktionieren kann (Community-Erfahrung). Transparenz: Im Video gibt es dazu keine Schritt-für-Schritt-Strategie.

Profi-Tipp: Wenn du häufig Caps bestickst, kann dir ein Kappenrahmen-Workflow Zeit sparen – plane jedoch nur das, was in deinen Prozess passt; im Video werden keine spezifischen Rahmen genannt.

4 Ablauf: In 10 Schritten zum vollständigen Auftrag

Dieser Abschnitt überträgt alles in eine klare Folge – vom Erstkontakt bis zur sauber geführten Bestellakte.

4.1 Gespräch eröffnen und Bedarf präzisieren

Anfragen wie „Brauche was für mein Business“ drehst du mit Gegenfragen: „Shirts, Caps, Bags, Mugs – was passt zum Einsatzzweck?“ So übernimmst du die Gesprächsführung und gewinnst Struktur. Ziel: Artikeltyp, Farbe, Marke, grobe Menge.

Hinweis: Ein Stickrahmen hilft dir später nur in der Produktion – für das Angebot zählt jetzt die schriftliche Präzision.

4.2 Kundenstammdaten erfassen

Name, Telefonnummer, E-Mail, physische Adresse – alles in einheitlichem Format. In manchen Regionen brauchst du die Adresse für korrekte Steuerberechnung (im Video: QuickBooks als Beispiel-Software, ohne Details zur Konfiguration).

4.3 Logo anfordern und prüfen

Bitte direkt um die Logodatei; bewerte Komplexität und Farbanzahl. Notiere die gewünschte Platzierung (z. B. linke Brust + Rücken). Das steuert die Preisbildung – insbesondere bei Stickerei.

Profi-Tipp (aus einem Kommentar abgeleitet): Outsourcest du die Digitalisierung, kalkuliere erst nach vorläufigem Stichschätzwert mit Puffer oder hol vorab ein Digitisierungsangebot; so minimierst du Preisabweichungen, wenn die Dichte höher ausfällt.

4.4 Artikelpositionen anlegen

Für jede Position: Typ (z. B. SS Shirts, Hats, Hoodies), Beschreibung (z. B. „Logo F.L.C & back“, „Rectangle leather patch“, „Black Logo F.L. only“), Menge, Preis, Methode (DTF, Leather patch, Emb.). So entsteht ein zeilenweiser Überblick.

Achtung: Verschiedene Veredelungen im selben Auftrag sind üblich – gib pro Zeile die Methode an, um Missverständnisse zu vermeiden.

4.5 Größenaufschlüsselung & Varianten dokumentieren

Schreibe die Größenverteilung präzise in die Notizen: z. B. „SS: S-10, M-15, L-12 … LS: S-5, M-7 …“. Für Caps: One-Size vs. S/M und L/XL klar festhalten.

Kurzcheck:

• Jede Position hat Methode, Menge, Preis

• Größenstaffel je Position liegt vor

• Markenpräferenz erfasst

4.6 Sonderfarben & Aufpreise festhalten

Eigene Zeile oder markante Notiz: „Custom Colors: Ja/Nein“ und ggf. Gebühr/Eilversand. Beispiel aus dem Video: Overnight-Versand kann sonst die Marge auffressen.

4.7 Need-by-Date & Beschaffungstermine

Trage den Bedarfstermin ein und den Bestelldatumstempel der Materialien („Order Date – supplies ordered“). So synchronisierst du Einkauf und Produktion.

4.8 Angebotsfinalisierung

Jetzt erst Preise finalisieren – nach Sichtung des Logos, Methodenwahl, Mengen und Sonderkosten. Tipp: Weiche bei unsicheren Parametern auf Preisspannen oder Konditionen aus („Preis vorbehaltlich finaler Digitisierung“).

4.9 Zahlung einholen und Auftrag bestätigen

Variante aus den Kommentaren: Vollzahlung vor Start. Vorteil: Kein Nachlaufen offener Restbeträge, klare Verbindlichkeit. Dokumentiere Zahlungsdatum und -kanal in der Akte.

4.10 Datei-/Font-Workflow klären

Eine Kommentaranteilung erklärt: Fonts werden nicht auf die Maschine geladen, sondern in der Sticksoftware gesetzt; anschließend importiert man die fertige Datei via USB in die Maschine. Notiere das als Standardprozess, wenn es zu deinem Setup passt.

Profi-Tipp: Für effizientes Positionieren auf Textilien kann eine Einspannstation nützlich sein; entscheide nach deinem tatsächlichen Bedarf.

Checkliste Ablauf

• Gesprächsführung: Bedarf präzisiert

• Stammdaten vollständig

• Logo geprüft, Methode je Position festgelegt

• Größen/Varianten & Marken notiert

• Sonderfarben + Gebühren eingeplant

• Need-by-Date & Beschaffungsdatum gesetzt

• Angebot final, Zahlung erhalten, Auftrag bestätigt

• Datei-/Font-Workflow definiert (Software → USB)

5 Qualitätskontrolle: Selbstcheck vor dem Angebot

Bevor du Preise versendest, überprüfe die kritischen Punkte, die häufig zu Nacharbeiten führen.

5.1 Visuelle & inhaltliche Plausibilitätsprüfung

• Stimmen Platzierungen je Artikel (z. B. Front/Back)?

• Passt die Methode zum Material (z. B. Patch vs. Stick auf Caps)?

• Sind alle Marken-/Farbwünsche erfasst?

Profi-Tipp: Falls du in der Produktion mit einem Magnetrahmen arbeitest, plane Platz- und Nahtzugaben so, dass spätere Einspannprobleme vermeidbar sind.

5.2 Preisrisiken: Logo, Digitisierung, Versand

• Unklare Logos? Budgetiere Puffer.

• Externe Digitisierung? Konditioniere das Angebot oder hole eine Vorab-Schätzung.

• Mehrere Lieferanten? Weise Versandkosten transparent aus; biete Bündelung an, wenn zeitlich möglich.

Achtung: Bei knappen Bedarfsterminen vermerke mögliche Lieferverzögerungen und biete Alternativen (Farb-/Markenwechsel) an – nur wenn der Kunde zustimmt.

5.3 Dokumente & Belegkette

• Bestellformular vollständig?

• Notizen (z. B. Größenlisten, Lieferanten) vorhanden?

• Zeitstempel (Aufnahme, Materialbestellung) gesetzt?

Kurzcheck (final): Angebot stimmig, Risiken kommuniziert, Kundenseite freigegeben.

6 Ergebnis & Übergabe: Was am Ende vorliegen sollte

Am Ende dieser Erfassung hast du eine belastbare, sauber nachvollziehbare Order:

• Ein ausgefülltes Bestellformular mit allen Positionen, Methoden, Preisen, Größenstaffeln und Notizen.

• Einen realistischen Terminplan, inkl. Bedarfstermin und Materialbestellung.

• Geklärte Zahlungsbedingungen und verbuchte Zahlung.

• Eine Produktionsgrundlage, die ohne Nachfragen in Einkauf und Fertigung gehen kann.

Profi-Tipp: Wenn Ärmel- oder Röhrenware im Spiel ist, plane vorab, wie du einspannst – etwa über einen Zylinderrahmen für Ärmel oder alternative Techniken, je nach Ausstattung.

7 Troubleshooting & Wiederherstellung

Typische Stolpersteine – mit Lösungen, die sich aus Video und Kommentaren ableiten lassen.

7.1 Symptom: Nachträgliche Größenkorrekturen bei Caps

• Mögliche Ursache: One-Size vs. S/M & L/XL nicht geklärt.

• Lösung: Ab sofort Größenoptionen prominent im Erstgespräch nennen; Formularfeld „Cap-Größen“ hinzufügen.

7.2 Symptom: Preis weicht nach Digitisierung ab

• Mögliche Ursache: Höhere Stichdichte als geschätzt.

• Lösung: Puffer-Formulierung („Preis vorbehaltlich finaler Digitisierung“), Vorab-Angebot vom Dienstleister einholen oder optionale Upcharge-Klausel.

7.3 Symptom: Sonderfarben sprengen die Marge

• Mögliche Ursache: Overnight-Bestellung ohne Aufpreis.

• Lösung: „Custom Color Fee“ und „Rush Shipping Fee“ als feste Positionen; Entscheidung vor Bestellung einholen.

7.4 Symptom: Doppelte Versandkosten durch mehrere Lieferanten

• Mögliche Ursache: Paralleler Einkauf bei verschiedenen Großhändlern.

• Lösung: Bündeln, Mindestmengen kommunizieren oder Versandkosten explizit weiterberechnen (Community-Hinweis).

7.5 Symptom: Kunde weiß nicht, was er will

• Mögliche Ursache: Zu vage Anfrage.

• Lösung: Kuratiere 2–3 Marken-/Produktauswahlen mit Bildern/Specs; leite die Entscheidung (z. B. robust vs. soft touch, Budget vs. Premium).

7.6 Symptom: Unklare Font-Frage bei Schriftzügen

• Mögliche Ursache: Erwartung, dass die Maschine Fonts trägt.

• Lösung: Prozess offenlegen (Font in Sticksoftware setzen → Datei via USB an Maschine); so sind spätere Abweichungen ausgeschlossen.

Aus den Kommentaren

• Zahlung: Ein Ansatz ist 100 % Vorauszahlung – reduziert Debitorenrisiko und Nachverfolgung.

• Akquise: Empfehlungen wirken stark; denkbar ist persönliches Vorstellen mit Visitenkarte (Erfahrungsbericht).

Ergänzende Praxis-Hinweise

• Positionier-Workflows lassen sich durch eine hoop master Einspannstation standardisieren – entscheide nach deinem Setup.

• Auf leichten oder rutschigen Stoffen helfen dir ggf. Klemmrahmen, wenn das Material klassisch schwer einspannbar ist.

• Arbeitest du regelmäßig mit Caps, plane einen passenden Prozess; bei Bedarf kann ein „Cap“-Prozess die Effizienz heben, ohne dass das Video konkrete Modelle nennt.

Abschließender Kurzcheck

• Alle Felder im Formular vollständig, gut lesbar

• Preise inklusive Sonderkosten und Versand sauber ausgewiesen

• Termin, Zahlung, Lieferanten, Dateipfade dokumentiert

• Produktionsstart möglich, ohne weitere Rückfragen

Hinweis zum Workflow: Viele Betriebe profitieren davon, frühzeitig über Einspann- und Handlingfragen nachzudenken – ob mit Einspannstation oder pragmischen Hilfen. Für Rundware oder Röhren hilft ggf. der Fokus auf die Einspannmethode; das Video nennt keine spezifischen Vorrichtungen, lässt aber Raum für deine Prozessoptimierung.

Anwendungsnahe Ergänzung

• Wenn du häufig Caps veredelst, mache dir Notizen zur Frontpanel-Form und zur Wiederholbarkeit der Positionierung, ganz gleich ob du klassisch einspannst oder mit Optionen wie Magnetrahmen für Stickmaschinen arbeitest.

• Bei Serienjobs auf Sweatstoff kann eine stabile Einspannung viel retten; manche nutzen dafür ergänzende Lösungen – wichtig ist, dass dein Ablauf konsistent bleibt.

Zum Schluss: Alles steht und fällt mit Dokumentation. Ein ordentlich geführtes Formular ist keine Bürokratie, sondern dein Sicherheitsnetz gegen Rückfragen, Verzögerungen und Margenverluste.