Table of Contents
1 Introduktion (hvad og hvornår)
At tage specialordrer på T-shirts, kasketter og hoodies kræver én ting før alt andet: komplette oplysninger fra starten. Det gælder uanset om kunden ønsker broderi, DTF eller skærmtryk. Denne guide viser præcis, hvilke oplysninger du skal indsamle, hvordan du strukturerer dem på en enkel ordreformular, og hvordan du forebygger dyre fejl – som f.eks. at opdage to dage efter ordren, at den valgte kasket faktisk findes i to størrelser.
1.1 Hvad denne proces hjælper dig med
- At give realistiske og præcise tilbud, fordi du har set logoets detaljer og kender mængderne pr. størrelse.
- At sætte forventninger til leveringstid og eventuelt hastegebyr.
- At undgå dobbeltarbejde med opfølgende spørgsmål.
- At spore leverandører og indkøb, så du ved, hvad der er bestilt og hvornår.
1.2 Hvornår metoden fungerer bedst
- Når kunden endnu ikke ved præcis, hvilke produkter eller mærker de vil have – du guider dem til et valg.
- Når der er flere linjer i samme ordre (T-shirts, kasketter, hoodies) med forskellige metoder (DTF, broderi, læderpatch).
- Når logoer kan være komplekse, og du har brug for at vurdere farver og detaljer for at prissætte korrekt.
1.3 Typiske faldgruber
- Uafklarede produktvariationer (fx kasketter i S/M og L/XL) fører til ekstra runder med kunden og potentielle fejl.
- Manglende notat om specialfarver kan give dyre hasteforsendelser af tråd – en omkostning, der bør placeres hos kunden.
- Forløse beskrivelser af mængder og størrelser skaber lagermæssige og tidsmæssige overraskelser.
2 Forberedelse (værktøj og materialer)
Forbered en standardiseret ordreformular og en kort spørgeguide. Du skal kunne registrere: kundens kontaktinfo, plaggtyper, farver, mærkepræferencer, logoets detaljer, mængder og størrelser, tilpasningsmetode, behovsdato og særlige krav (fx trådfarver).
2.1 Formular og filgrundlag
- Ordreformular: felter til navn, telefon, e-mail og adresse; separate varelinjer med type, beskrivelse, antal, pris og metode; felter til behovsdato, specialfarver og mærker; noter til leverandører og størrelsesfordeling.
- Logo: bed om filen tidligt, så du kan vurdere kompleksitet (simpel tekst vs. flerfarvet motiv).
Ét praktisk trick er at lade kunden vælge mellem konkrete muligheder med billeder og specifikationer. Her kan skærmbilleder af T-shirts eller kasketter i forskellige mærker hjælpe beslutningen på vej. Når kunden ser forskellen mellem modeller, bliver valget hurtigere – og mere bindende.
2.2 Udstyr og værktøjer i praksis
Selvom ordretagning primært er administration, har din produktion gavn af gode opspændings- og placeringsværktøjer. Når du planlægger broderi på kasketter eller tykkere materialer, kan praksis spille ind i tilbuddet. På materialer, der kræver stabil opspænding, kan en magnetiske broderirammer give dig konsistent kvalitet i broderiet, og hvis du arbejder med faste placeringer på venstre bryst, kan arbejdsgangen blive hurtigere med en hoop master opspændingsstation i din produktion. Husk, at dette ikke ændrer, hvad du beder kunden om af information – men det forbedrer din egen leveringsevne.
Pro tip til skrifttyper: Der er ingen grund til at downloade fonte direkte til maskinen, hvis du i forvejen designer i dit broderisoftware. Generér filen dér og importér via USB til maskinen; det gør håndteringen af fonte enkel og ensartet i hele ordreforløbet.
2.3 Hurtigt tjek: Det skal være klar, før du taler pris
- Ordreformular klar med alle felter.
- Kundens logo indhentet.
- Spørgeguide for plagg, mærker og farver klar.
- Overblik over dine standardtråde og evt. gebyr for specialfarver.
- Internt overblik over kapacitet og typisk leveringstid.
3 Indstillinger og placering (setup for ordretagning)
Her handler “indstillinger” om at sætte rammen for samarbejdet: leveringstider, betalingsbetingelser og klare definitioner af, hvad der gives tilbud på.
3.1 Tidslinjer og behovsdato
Aftal en behovsdato, og fortæl din normale leveringstid (fx 10–14 dage for større ordrer, 5–7 dage for små). Hvis kundens deadline er kortere end din standard, så gør det klart, at der tillægges et hastegebyr – hvis du overhovedet kan påtage dig opgaven.
3.2 Betaling og vilkår
For at undgå restancer kan du kræve fuld betaling ved bestilling. Det fjerner spildtid på rykkeri og sikrer, at alle er indstillede på den samme plan. Hvis du foretrækker depositum, skal det stadig være tydeligt i ordrebekræftelsen, hvornår resten forfalder.
3.3 Afgrænsning af opgaven
- Metode: broderi, DTF, skærmtryk, læder- eller akrylpatch.
- Placeringer: fx venstre bryst og ryg.
- Farver: standardfarver eller specialfarver (mod gebyr).
- Mærkevalg: hvis kunden insisterer på et bestemt brand, skrives det ind på linjeniveau for hver vare.
3.4 Advarsel: Små variationer med stor effekt
Kasketter kan se ens ud, men have forskellige størrelser (fx S/M og L/XL). Får du ikke det med fra start, kan du ende med en fejlleverance – eller ekstra leveringstid. Skriv altid størrelsesmuligheder på tilbuddet og få kundens valg bekræftet skriftligt.
3.5 Hurtigt tjek: Rammer og regler
- Behovsdato er aftalt og realistisk – ellers hastegebyr.
- Betalingsvilkår angivet (fx fuld betaling ved bestilling).
- Metode/placeringer/farver/mærker er klart defineret.
- Størrelsesvalg for produkter med variationer er bekræftet.
4 Arbejdsforløb trin for trin
Denne sektion følger en gennemprøvet rækkefølge, så du minimerer senere rettelser.
4.1 Trin 1 – Indledende kontakt og behovsafklaring
Start samtalen med at præcisere, hvad kunden egentlig ønsker: “Leder du efter T-shirts, kasketter, tasker eller krus? Hvilket brugsscenarie – arbejde, event, salg?” Notér kundens fulde kontaktinfo (navn, telefon, e-mail, adresse). Adressen er vigtig for korrekt moms og evt. forsendelse.
- Forventet resultat: Du har en kort liste over ønskede produktkategorier og komplet kontaktinfo.
Tip: Hvis kunden er i tvivl, præsenter 2–3 velvalgte muligheder pr. kategori – med billeder, specifikationer og mærker. Det reducerer antallet af åbne spørgsmål senere. I produktionen kan ensartet kvalitet på tekstiler hjælpe dine tilbud; på maskinsiden kan en stabil opspænding med en magnetisk broderiramme til brother være en praktisk fordel, når du skal vurdere tidsforbruget for broderiopgaver.
4.2 Trin 2 – Produkt, farve og mærke
Nedfæld præcise valg pr. varelinje: plaggtype (T-shirt/kasket/hoodie), farve og mærkepræference (fx Next Level, New Era, Carhart). Når kunden på forhånd kender mærker, går det hurtigere og bliver mere bindende.
- Forventet resultat: Hver varelinje har type, farve og brand afklaret.
4.3 Trin 3 – Logo og metode
Få logoet og vurder kompleksitet og farver. En simpel tekstbrodering prissættes anderledes end et flerfarvet motiv. Afklar metode pr. varelinje: broderi, DTF, skærmtryk eller patchtype (læder/akryl).
- Forventet resultat: Du ved, hvilken metode der bruges hvor, og om logoet kræver særlige hensyn.
Proftip: Håndtér skrifttyper i dit broderisoftware og eksportér færdige filer til maskinen; det giver ensartethed og færre maskinspecifikke begrænsninger. Arbejder du tit med venstre-bryst placeringer, kan et fast produktionssetup – fx en hoopmaster eller tilsvarende jig – forkorte din opspændingstid og gøre dine tidsestimater mere præcise.
4.4 Trin 4 – Mængder og størrelsesfordeling
Få total mængde og fordeling pr. størrelse (S, M, L, XL, 2XL osv.). Hvis der er både kort og lang ærme, skal fordelingen stå for hver variant. Notér også, hvis nogle produkter er one-size (fx visse snapbacks), eller hvis de har kombistørrelser (fx S/M, L/XL).
- Forventet resultat: Én entydig oversigt over antal pr. størrelse pr. produktlinje.
4.5 Trin 5 – Specialfarver og ekstraomkostninger
Hvis kunden kræver nøjagtige logofarver, gennemgå dine trådprøver sammen med dem, notér valgene og tydeliggør et gebyr for specialfarver, du ikke har på lager. Undgå at betale dyr hasteforsendelse af tråd af egen lomme – denne omkostning skal placeres hos kunden.
- Forventet resultat: Eventuelle specialfarver er noteret, og gebyr/prisjustering er accepteret.
Advarsel: Et krav om helt specifikke nuancer kan med kort varsel kræve ekstra indkøb. Uden klar aftale om gebyr og levering kan det spise din avance.
4.6 Trin 6 – Behovsdato og leveringstid
Aftal behovsdato og oplys din normale leveringstid. Bekræft skriftligt, hvis der tilføjes hastegebyr. Giv plads til forsinkelser uden for din kontrol (fx leverandør- eller fragtforsinkelse) ved at kommunikere tidligt og tydeligt.
- Forventet resultat: Fælles forståelse for tidslinje og vilkår.
4.7 Trin 7 – Udfyld ordreformularen komplet
Skriv alle felter: kundedata, ordrenr., dato, varelinjer (type, beskrivelse, antal, pris, metode), behovsdato, specialfarver, mærker og noter (leverandører, størrelsesfordeling, bestillingsdato for materialer).
- Forventet resultat: En komplet og læsbar ordre, der kan deles og arkiveres.
Proftip: Hold leverandørnoter samlet per varelinje – fx “T-shirts & kasketter: Sanmar; hoodies: Alphabroder”. Det gør genbestillinger lette.
4.8 Hurtigt tjek: Før du sender tilbud/ordrebekræftelse
- Logo modtaget og vurderet for kompleksitet og farver.
- Metode pr. varelinje afklaret (broderi/DTF/skærmtryk/patch).
- Størrelsesfordeling pr. produkt bekræftet af kunden.
- Behovsdato og leveringstid + evt. hastegebyr godkendt.
- Specialfarver noteret og prissat.
- Formularen er komplet – ingen tomme felter.
5 Kvalitetskontrol
Der er tre afgørende kontrolpunkter, der forebygger de fleste problemer.
5.1 Efter informationsindsamling
- Tjek at hvert produkt har type, farve, brand og metode angivet.
- Tjek at størrelser er fuldt fordelt – også hvis der er både kort og lang ærme.
- Tjek at kasketter med størrelser (fx Flex Fit) er specificeret korrekt.
5.2 Før indkøb og produktion
- Har du kundens fulde adresse til korrekt moms/forsendelse?
- Er behovsdato realistisk – og er hastegebyr noteret, hvis nødvendigt?
- Er specialfarver og deres omkostninger godkendt?
Proftip: Hvis du ved, at produktionen involverer mange små opspændinger, kan du estimere tiden mere præcist ved at tænke på din opspændingsløsning. På små partier og varierede materialer kan en dime snap hoop broderiramme gøre gentagne opspændinger mere ensartede, så dine tidslinjer holder bedre.
5.3 Ved aflevering/afsendelse
- Sammenhold ordreformularens varelinjer med den færdige bunke varer.
- Krydstjek størrelsesfordelingen – især hvor der er mange størrelser.
- Dokumentér leverandører og partinr. i noterne for sporbarhed.
6 Slutresultat og anvendelse
Det færdige resultat skal afspejle alt i din formular: rette produkter, nøjagtig størrelsesfordeling, den aftalte metode og de godkendte farver. Har du noteret leverandører og bestillingsdato, kan du hurtigt håndtere efterbestillinger eller reklamationer. Korrekt kontaktinfo gør også fakturering og eventuel forsendelse gnidningsfri.
Proftip: Hvis din produktion ofte lander på venstre-bryst broderier, kan præcise gentagne placeringer og stabil opspænding betyde alt for finishen. Her kan en effektiv jig eller en mighty hoop 11x13 broderiramme i produktionen være med til at sikre ensartethed på tværs af størrelser, uden at du ændrer på den information, du beder kunden om.
7 Fejlfinding og gendannelse
Symptom → mulige årsager → løsninger
- Sidste-øjebliks ændringer i designet
- Mulige årsager: Uklart metodevalg; logo ikke vurderet for kompleksitet; ingen godkendelsespunkt.
- Løsning: Indfør fast “design-godkendt” milepæl; bed om originalt logo tidligt; beskriv metode og placeringer skriftligt.
- Forkerte kasketstørrelser leveret
- Mulige årsager: Overset størrelsesvariation (S/M, L/XL) i udvalgt model.
- Løsning: Skriv størrelsesmuligheder på tilbuddet; få skriftlig bekræftelse; hold linjer adskilt pr. størrelse.
- Uforudsete trådfarve-udgifter
- Mulige årsager: Specialfarver ikke noteret eller ikke prissat med gebyr; hasteforsendelse på din regning.
- Løsning: Tilføj linje for specialfarver med gebyr; tydeliggør, at hasteforsendelse faktureres kunden.
- Delte leverandører → dobbelt fragt
- Mulige årsager: Produkter hentes fra flere grossister; små partier.
- Løsning: Informér kunden om minimumsordrer; tilbyd at batch’e ordrer eller videregiv fragt/”short order” gebyr efter aftale.
- Ukorrekt moms/forsendelsesberegning
- Mulige årsager: Manglende adresse eller fejl i kundeoplysninger.
- Løsning: Gør adresse obligatorisk i ordrefasen; brug regnskabssoftware til beregning.
Hurtigt tjek til gendannelse:
- Har du alt skriftligt? Brug formularen som sandhedskilde.
- Kontakt kunden med konkrete valgmuligheder ved uafklarede punkter.
- Dokumentér ændringer i noterne og få en kort bekræftelse pr. e-mail.
8 Fra kommentarerne: Mini-FAQ og ekstra råd
- Skal jeg tage depositum eller fuld betaling? Mange vælger fuld betaling ved bestilling for at undgå at skulle rykke for restbeløb og forenkle processen.
- Hvordan håndterer jeg skrifttyper? Brug dine fonte i broderisoftware, lav filen dér og importer via USB til maskinen – det er enkelt og konsistent.
- Hvordan nærmer jeg mig virksomheder? Personligt fremmøde, håndtryk med ejeren og visitkort kan være effektivt. Andre henviser kunder til leverandørkataloger for at sammenligne foretrukne modeller og håndterer minimumsordrer ved at batch’e ordrer eller viderefakturere fragt/”short order” gebyr.
- Hvad med maskinvalg? Erfaringer peger på, at nogle er meget tilfredse med deres maskiner og får robust performance – vælg efter dit behov og kapacitet.
Ekstra noter til produktionen: Regelmæssig, reproducerbar opspænding skaber bedre estimater og mere stabil kvalitet. I nogle shop-opsætninger giver magnetiske broderirammer til broderimaskine mulighed for hurtige skift mellem plaggtyper, og hvis du tit arbejder med caps eller sleeves, kan dedikerede løsninger til placering være en tidsbesparelse. Skal du lave mange gentagelser på varierende stof, kan det være nyttigt at kalibrere din arbejdsgang på en velkendt maskine som en brother pr 680w for at forudsige gennemløbstid bedre, selvom kundedialogen og formularen er det, der afgør ordrens klarhed.
—
Eksempel på fuldt udfyldt formular (til inspiration til din egen struktur):
- Kunde: Navn, telefon, e-mail, adresse
- Ordrenr., dato, ordretager
- Linje 1: Type: SS T-shirts – Beskrivelse: Logo front venstre bryst + ryg – Antal: 12 – Pris: 22,00 – Metode: DTF
- Linje 2: Type: Kasketter – Beskrivelse: Rektangulær læderpatch – Antal: 24 – Pris: 20,00 – Metode: Læderpatch
- Linje 3: Type: Hoodies – Beskrivelse: Sort, kun logo front venstre – Antal: 10 – Pris: 30,00 – Metode: Broderi
- Behovsdato: dd/mm/åå
- Specialfarver: Ja/Nej (hvis Ja: gebyr og specifikation)
- Mærker: fx Next Level (T-shirts), Flex Fit (kasketter)
- Noter: Leverandører pr. linje; størrelsesfordeling (fx S-10, M-15, L-12, XL-10, 2XL-1)
Afslut med at få kundens skriftlige bekræftelse på formularen. Det er din fælles reference – før, under og efter produktionen.
Til sidst: Overvej, hvordan din produktion understøtter dine tidslinjer. Hvis du ofte skifter mellem plagg og placeringer, kan et sæt magnetiske broderirammer til broderimaskiner og en hurtig positioneringsrutine være forskellen på at holde – eller misse – en stram deadline. Arbejder du meget med caps/sleeves, så kig på dedikerede opspændingsløsninger; nogle vælger fx specialiserede rammer til caps eller ærmer, mens andre foretrækker en mere universel opsætning. Det vigtigste er, at dine interne processer er lige så klare som din ordreformular.